تنظیمی ڈھانچہ
وئی بھی ایسوسی ایشن جو نئی وجود میں آرہی ہو یا پہلے سے قائم ہو اس کی کامیابی کا راز قیادت کی پختگی میں مضمر ہے۔ایسوسی ایشن میں اتحاد کو برقرار رکھنے اور ترقی تک پہنچانے کے لیے تجدیدقیادت کے عمل کومسلسل جاری رہناچاہیے۔جبکہ یہ بھی پیش نظر رہے کہ ایسوسی ایشن کے آفیسرز اور ملازمین کو پہلے سے کام کی تفصیلات اور توقعات سے آگاہ کردیا جائے۔
کمیٹی کے اراکین اور منتخب افسران کی تعداد ایسوسی ایشن کی رکنیت اور ضروریات کے مطابق مختلف ہوگی. بین الاقوامی الیومنائی پروگرام ، الیومنائی ایسوسی ایشن کے قیام کے لیے مندرجہ ذیل تجاویز دیتا ہے
ڈھانچہ
کچھ ایسوسی ایشن کو یہ مفید معلوم ہوتا ہے کہ ایک سینیر فاضل یا دوست وہ ہے جو ایسوسی ایشن کے نام اور ساکھ کوہرگزرتے دن کے ساتھ آگے لے جائے۔یہ شخص عام طور پر کمیٹی کے اجلاسوں میں شرکت نہیں کرتا۔
صدر
صدر کی مندرجہ ذیل ذمہ داریاں ہوں گی
ایسوسی ایشن کے تمام اجلاسوں کی صدارت کرنا۔
یسوسی ایشن سے باہر دیگر تنظیموں یا افراد کے ساتھ ، معاملات میں ایسوسی ایشن کی نمائندگی کرنا۔
دیگر جامعات، یونی ورسٹیز اور انٹرنیشنل الیومنائی پروگرامز کے ساتھ روابط رکھنا۔
نائب صدر
نائب صدر کی مندرجہ ذیل ذمہ داریاں ہوں گی
صدر کی غیر موجودگی میں اجلاس کی صدارت کرنا اور ضرورت کے مطابق صدر کی مدد کرنا
مستقبل میں صدر کا عہدہ سنبھالنا
سیکرٹری
سیکرٹری کی مندرجہ ذیل ذمہ داریاں ہوں گی
میٹنگ کے تمام خطوط اور اوقات کو محفوظ رکھنا۔ تمام ممبران اور بین الاقوامی علمی پروگراموں کےدفتر سے بات چیت کرنا۔
صدر کے ساتھ مشاورت کے بعد اجلاس کا ایجنڈا تیار کرنا۔
ضرورت پڑنے پر مجلس کے ارکان کو اجلاس کی تحریری کاروائی بھیجنا۔
خزانچی
خزانچی کی مندرجہ ذیل ذمہ داریاں ہوں گی
ایسوسی ایشن کے مالیات کے نظام کو منظم اور مضبوط رکھنا اور ایسوسی ایشن کے اکاؤنٹس کی سالانہ اسٹیٹمنٹ دینا۔
ایسوسی ایشن کی مالیاتی کمیٹی سے روابط رکھنا۔
ممبر شپ سیکرٹری سے مل کر سالانہ رکنیت مہم کی نگرانی کرنا۔
ممبر شپ سیکرٹری
ممبر شپ سیکرٹری کی مندرجہ ذیل ذمہ داریاں ہوں گی
ایسوسی ایشن کے اراکین کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے اور ڈیٹا ایکسینج کے لیے ایم ائی ایس سے رابطہ رکھنا۔
رکنیت میں اضافے کےلیے حکمت عملی تیار کرنا اور اس پر عمل کروانا۔
ایونٹ آرگنائزر
ایونٹ آرگنائزر کی مندرجہ ذیل ذمہ داریاں ہوں گی
کمیٹی کے ممکنہ سرگرمیوں اور واقعات کی تجاویز ، اخراجات اور مقامات کی تعیین کرنا۔
ایونٹ کی منصوبہ بندی اور تعاون کی ترتیب بنانا۔
رابطہ کار
رابطہ کار کی مندرجہ ذیل ذمہ داریاں ہوں گی
ایسوسی ایشن کے خطوط لکھنا ، اور ممبران کے ساتھ رابطہ میں رہنا۔
مقامی ذرائع ابلاغ میں پریس ریلیز برقرار رکھنا۔
دیگر دستیاب مواصلاتی چینلز کا استعمال کرنا (مثلا الیومنائی لنکس)۔
گروپ سازی
اگر ممکن ہو تو ایک گروپ بنادیا جائے جو سینیر فضلاء کرام سے خصوصی رابطہ رکھے اور ان کی حیثیت کا خیال رکھے۔ اور جونئیر فضلاء کرام کو جذباتی ہونے سے روکتا رہے اور ان کو الیومنائی کی سرگرمیوں سے وقتا فوقتا آگاہ کرتا رہے۔